1、支付運費的企業必須是一般納稅人。只有一般納稅人才會涉及到增值稅的抵扣問題。對于小規模納稅人，其所購貨物價款中含有的已交納的增值稅計入商品或貨物的成本，運費同樣也計入成本。另外，此處所指“一般納稅人”，既指商業企業，也指生產企業。    

　　2、必須取得運費結算單據（即：運費發票）。運費結算單據是納稅人發生此項業務的惟一合法證據，也是進行賬務處理和稅務處理的原始憑證。如果沒有發票，既無 法證明業務發生的真實性，也無法確認金額的大小。     

　　3、準予作為抵扣憑證的運費結算單據，是指國營鐵路、民用航空、公路和水上運輸單位開具的貨票，以及從事貨物運輸的非國有運輸單位開具的套印全國統一發票監制章的貨票。這是保證企業所獲取的發票有合法的來源。只有來源合法的單據才能充分證明業務的合法性。     

　　4、承運人開出的運費發票上注明的勞務接受者與發票的持有人是同一人。這一點很重要，它證明發票上所列勞務的付費人或接受者是發票的持有人。稅法設置這一 條法律的目的是為了減輕支付運費的納稅人的負擔，若持有發票并抵扣了稅款的人并非費用的支付人，那么這種做法就會違背稅法的立法精神，因而是不可取的，是違法的。     

　　5、準予計算抵扣進項稅額的貨物運費金額是指在運輸單位開具的貨票上注明的運費和建設基金。在日常的運輸發票上，除了運費和建設基金外，一般還有裝卸費、保險費等項目。但在所有的項目中，只有運費和建設基金可以抵扣，其他一律不得抵扣。    

　　6、納稅人必須依法保管好這些運費發票。運費發票是原始憑證中的一種，按要求不得被損毀、遺失和涂改。一旦損毀、遺失或涂改，視同未取得運費發票，運費不 能抵扣。    

　　7、發票必須是當期的。所謂“當期”，是指該運費所對應的貨物應在本期計算繳納銷項稅額或準予抵扣進項稅額。若相應的貨物不屬于本期，則無論是否依法取得并保管好了發票，均不得抵扣。